Mind mapping

Mind maps zijn handige handig hulpmiddelen om een visuele representatie van ideeën te maken, taken te classificeren of informatie te organiseren. Een goede mind map kan helpen bij probleemoplossing en het nemen van besluiten. De mind map techniek wordt veelal gebruikt in brainstormsessies.

Een belangrijk voordeel van het gebruik van mind maps is dat iedere gedacht, of idee gekoppeld moet worden aan een centraal onderwerp of aan een subonderwerp. Dit helpt om gericht te werken, zonder de gedachtegang in alle richtingen uit te laten gaan. Zo leidt het gebruik van mind maps ertoe, dat onderwerpen die niet relevant zijn voor het centrale onderwerp (en dus niet in de mind map te plaatsen zijn), buitengesloten worden. Vaak worden de onderwerpen in een mind map voorzien van een icon of een plaatje, wat het gericht, gefocused werken versterkt. Persoonlijk vind ik dat het gebruik daarvan alleen vanuit functioneel oogpunt gerechtvaardigd is. Te pas en te onpas gebruiken van icoontjes en plaatjes maakt een mind map erg druk en vaak wat kinderachtig.

mvp_mindmap

Tools

Mind maps kunnen handmatig getekend worden of door gebruik te maken van post-its. Handiger is om gebruik te maken van een softwarepakket. De ‘de facto’ standaard hiervoor is het commerciële pakket Mindmanager van Mindjet. Het kan gebruikt worden voor brainstormen, het vastleggen van ideeën en het analyseren van alle verzamelde informatie. Daarnaast wordt het ook gebruikt voor nieuwsbrief, nieuwe producten, reclamecampagnes etc. Mindmanager heeft een goede integratie met alle Microsoft Office-producten (exporteren en importeren). En het biedt ook een volledige integratie met Microsoft Project, waarbij alle taken geëxporteerd kunnen worden en daarna weer worden ingevoerd om een visuele presentatie te genereren. Ook Outlook en Visio zijn geïntegreerd met Mindjet. Website: http://www.mindjet.com.

Aan Mindmanager hangt wel een prijskaartje. Voor een standaardlicentie moet zo’n 350 dollar worden neergeteld; voor de plusuitvoering 450 dollar. De jaarlijkse renewalkosten bedragen 100 dollar. Er zijn gelukkig verschillende gratis alternatieven. Uiteraard zijn die niet even veelzijdig en krachtig als Mindmanager, maar voor eenvoudige toepassing heel goed inzetbaar. Een paar bekende zijn:

  • Freemind; Freemind is waarschijnlijk het open source pakket dat het meest gebruikt wordt voor het maken van mind maps. Het is erg snel en stabiel. Het aanmaken en verplaatsen van takken gaat eenvoudig en snel. De mogelijkheden om te im- en exporteren zijn redelijk basic. Ook de interface oogt verouderd. Freemind mindmaps (extensie: mm) kunnen gelezen worden door Freemind en XMind. Website: http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page)
  • Freeplane; Freeplane is een zogeheten ‘fork’ van Freemind. Het heeft nagenoeg dezelfde mogelijkheden. Toegevoegde waarde is mijn inziens de hierarchische boomstructuur (outline) die Freeplane in tegenstelling tot Freemind ondersteunt.
    Website: http://freeplane.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page)
  • XMind; Erg mooi pakket, dat mijns inziens niet heel erg onder doet voor Mindmanager (de integratie met Microsoft Office is minder). Xmind kent een gratis variant en een aantal betaalde varianten. De gratis variant ontbeert een aantal functionaliteiten, zoals het exporteren naar Office formaat of brainstorm modus. Exporteren naar images, tekst en HTML is wel mogelijk. De betaalde variant kent daarnaast ook een brainstorm- en presentatiemodus, waardoor het pakket gemakkelijk is in te zetten in brainstormsessies. Echter ook zonder deze functies is het pakket goed inzetbaar in brainstorms. Het bovenstaande plaatje is met Xmind getekend.
    Website : http://www.xmind.net)

Process mapping

Doel

Het doel van process mapping is om samen met materiedeskundigen het feitelijke procesverloop in kaart te brengen. Dit vindt plaats in workshops.

Werkwijze

  • Samen met de opdrachtgever wordt vastgesteld welk proces uitgewerkt moet worden en wordt het detailniveau (bedrijfsketen, activiteit, werkinstructie) bepaald.
  • Vervolgens wordt samen met de opdrachtgever vastgesteld welke materiedeskundigen uitgenodigd moeten worden voor een workshop. Deze mensen worden uitgenodigd voor deelname.
  • De eerste stap in de workshop is om vast te stellen wat de eerste en de laatste stap van het proces is. Dit om het proces goed af te kaderen.
  • Hierna wordt het proces doorlopen en wordt het process mapping tempate ingevuld op een whiteboard (zie toelichting bij de template).
  • Na de workshop wordt de process mapping omgewerkt naar een swimlane formaat en wordt deze verzonden deze naar de deelnemers aan de workshop en naar alle personen/stakeholders die een rol vervullen in het proces.
  • Commentaar dat terugkomt wordt verwerkt in de swimlane. De definitieve swim lane wordt naar alle stakeholders verzonden.
  • Als laatste stap wordt de definitieve swim lane aan de opdrachtgever gerapporteerd.

mvp_procesmap
 
Toelichting

Als eerste worden eerst de start- en eindactiviteiten neergezet, zodat duidelijk is binnen welke grenzen het proces zich afspeelt. Verder spreken we af welk detailniveau wij zullen gaan hanteren. Als dat bekend is, dan worden de processtappen besproken. Belangrijk is om hierbij de beslissingen goes in de beschouwing mee te nemen en alle takken van de beslissing mee te nemen. Men is vaak geneigd om alleen de meest vanzelfspekende paden te bespreken (de normal flow; sunny days) en laat alternatieve en doodlopende paden (alternative en exception flows) buiten beschouwing.

Supplier, Input, Processes, Output, Customer – SIPOC

De SIPOC is een methode voor procesbeschrijving uit de Six Sigma toolkit. Het is in essentie een high level proces map met daarin Supplier, Inputs, Processes, Outputs, Customer. Belangrijkste doel van de SIPOC is om het team duidelijk te maken wat de scope van het project, een probleem of een wijziging is.

Betekenis van de afkorting

De letters staan voor: Supplier, Input, Process, Output en Customer.

  • Supplier; Mensen of groepen van mensen die zorgen voor de levering van datgene waaraan op dat moment gewerkt wordt
  • Input; Formulier, materiaal of informatie die wordt aangeleverd; inclusief de requirements waaraan de input moet voldoen
  • Processen; Activiteiten die uitgevoerd moeten worden
  • Output; Product, dienst of informatie dat naar de klant gaat; inclusief de requirements waaraan de output moet voldoen. De outputs vormen datgene dat gemeten wordt en verbeteringen in de outputs dienen bereikt te worden door veranderingen in de inputs en/of het proces.
  • Customer; Eindgebruiker of een volgende stap in het proces

mvp_sipoc_2

 

 

 

 

 

Een voorbeeld

Supplier Input Process Output External Customer
Leveranciers die grondstoffen toeleveren. Rundvlees, broodjes, sauzen, augurkjes, zakjes, specerijen. Het verwerken van vlees, specerijen, broodjes, saus en zakjes in hamburgers. hamburgers alle externe groepen of personen die hamburgers kopen.

Werkwijze

Het invullen van een SIPOC diagram lijkt makkelijker dan het is. Hier de stappen die gevolgd kunnen worden om te komen tot een SIPOC.

  • Zorg voor een plek waar de teamleden hun toevoegingen op het SIPOC schema kunnen plaatsen. Bijvoorbeeld door de letters S I P O C op een brown paper op een muur te plakken. De teamleden kunnen dan post-it notes gebruiken.
  • Begin met het in kaart brengen van de processtappen. Stel eerst vast wat de start van het proces is en wat het einde van het proces is.
  • Bepaal de output van het proces vast
  • Bepaal wie de klanten zijn die de output zullen ontvangen.
  • Bepaal welke input nodig is om het proces goed te laten verlopen.
  • Bepaal de suppliers van de input
  • Optioneel: stel een voorlopige lijst van klantwensen op. Deze wordt later – in de Measurement fase – verder gebruikt.
  •  Bespreek en verifieer de uitkomsten met belanghebbenden

Root Cause Analysis

Root Cause Analysis (RCA) (NL: oorzaak-gevolg diagram) is een methode voor probleemoplossing, waarbij gezocht wordt naar de grondoorzaken van fouten of problemen. Door een grondig uitgevoerde RCA worden alle oorzaken gevonden en kan besloten worden welke oorzaken nader uitgezocht moeten worden.

Werkwijze

  • Definieer de defect, inclusief kwantitatieve en kwalitatieve kenmerken, waaronder de aard, de omvang, de plaats en de tijd.
  • Verzamel gegevens en plot deze – indien mogelijk – als events in een tijdlijn;
  • Stel vast wat de factoren zijn geweest die hebben geleid tot de gevonden events;
  • Groepeer de gevonden factoren;
  • Bepaal corrigerende maatregelen die herhaling voorkomen;
  • Implementeer de corrigerende maatregelen.

Algemene principes

  • Het primaire doel van RCA is om factoren te vinden die hebben geleid tot defects;
  • RCA moet systematisch worden uitgevoerd als onderdeel van een onderzoek met gedocumenteerde uitkomsten;
  • In een RCA kunnen meerdere grondoorzaken gevonden worden;
  • Door alle factoren op te sporen die leiden tot defects, is het eenvoudiger om de goedkoopste oplossing te kiezen;

Grondoorzaken worden grotendeels bepaald door de manier waarop een probleem of een defect is gedefinieerd. Dit impliceert dat een heldere afbakening van het probleem een noodzakelijke voorwaarde is voor een effectieve RCA. Vaak wordt een visgraatdiagram gebruikt voor RCA; Ishikawa-diagram in het Japans. In zo’n diagram worden de oorzaken gegroepeerd in categorieën die kunnen verschillen per bedrijfstak. De meest basale en gebruikte indeling is:

  • Methods; de wijze waarop het proces uitgevoerd wordt, inclusief beleidsregels, procesures, wetten etc.
  • Machines; alle apparatuur, computers, gereedschap etc. benodigd voor het proces
  • Materials; grondstoffen, onderdelen, pennen, papier etc.
  • Measurements; alle gegevens die door het proces gegenereerd worden en die gebruikt worden om de kwaliteit van het proces te evalueren.
  • Environment; de condities, zoals locatie, tijd, temperatuur en cultuur, waarbinnen het proces zich afspeelt.

Onderstaande afbeelding toont een template voor een Ishikawa diagram. Hierbij is gekozen voor een andere indeling: people, process, equipment, management, environment, materials.

mvp_ishikawa

De kleinste graten tonen de meest specifieke oorzaken, die weer hun aandeel hebben in de grotere graten.

Kritiek

De kritiek rond het gebruik van Ishikawa diagrammen is gelegen in het onderscheid tussen noodzakelijke en voldoende voorwaarden voor het plaatsvinden van een event. Als een noodzakelijke voorwaarde zich niet voortdoet, dan treedt de gebeurtenis niet op. Als een voldoende voorwaarde zich voortdoet, dan vindt het event wel plaats. Dit onderscheid wordt in de Ishikaka diagrammen onvoldoende onderkent. Verder toont het diagram niet exact welke oorzaak de schuldige is, alleen welke oorzaken nader onderzocht moeten worden.

Input, Guidelines, Enablers, Output – IGOE

IGOE staat voor „Input, Guidelines, Output, Enablers”, de basis-ingrediënten voor een bedrijfsproces. IGOE is geen nieuw concept. Het is namelijk gebaseerd op de IDEF0-techniek, die ontwikkeld is door het Amerikaanse Ministerie van Defensie om informatie over de bouw van jachttoestellen te kunnen documenteren. In IDEF0 worden de componenten ICOM’s genoemd: Input, Control, Output en Mechanism.

mvp_igoe_1

Gebruik

De IGOE is een middel dat ingezet kan worden bij:

  • het ontwerpen van een nieuw proces
  • het evalueren van een bestaand proces
  • het verbeteren van een bestaand proces
  • het opsporen van grondoorzaken bij processen die slecht presteren

Toelichting per letter

    • Input; Een Input kan gezien worden als iets dat gebruikt of gewijzigd wordt in het proces. En wel zodanig, dat het (enige) waarde toevoegt. We kunnen de Input van een proces vinden door de vraag te stellen “Wat hebben we nodig om het proces uit te kunnen voeren?”
      Onderscheiden worden:

      • Ruwe materialen en grondstoffen die tijdens het proces worden omgewerkt tot gereed product;
      • Plaats (bijvoorbeeld een magazijn);
      • Informatie (informatie die wordt aangemaakt, geactualiseerd of verwijderd).

Inputs kunnen afkomstig zijn van een ander, intern proces of afkomstig zij van een externe belanghebbende, bijvoorbeeld de klant.

  • Guidelines; Guidelines zijn alle zaken die te maken hebben met het waarom, wanneer of hoe een proces wordt uitgevoerd. We hebben het dan over de start- en endevents, beleidsregels, standaarden, wetgeving etc. Ook de kennis of ervaring over het proces valt onder het kopje Guidelines. Geeft antwoord op de vraag: “Waarom, wanneer en hoe wordt het proces uitgevoerd?”. Voorbeelden:
    • bedrijfsregels
    • standaarden
    • kennis en ervaring
    • procedures
    • acceptatiecriteria
    • performance indicatoren
    • organisatiecultuur
    • wetgeving
    • bedrijfsregels
    • cuturele aspecten
  • Outputs; Een output is het uiteindelijke product of het resultaat dat in het proces gemaakt is van de Input of iets dat gebaseerd is op de Guidelines, met behulp van de Enablers. Geeft antwoord op de vraag : “Wat leveren of produceren wij?” Voorbeelden:
    • resultaat
    • informatie
    • deliverables
    • producten
    • mensen
  • Enablers; De Enablers zijn alle zaken die het mogelijk maken om een Input om te kunnen zetten naar een Output. Dit zijn mensen, systemen, apparatuur, middelen en faciliteiten. Enablers kunnen opnieuw gebruikt worden en geven antwoord op de vraag: “Waar doen we het proces en wie of wat kan ons daarbij helpen?” Voorbeelden:
    • mensen
    • bezittingen (activa)
    • middelen
    • apparaten
    • systemen

Functional Decomposition Diagram

Een Functional Decomposition Diagram (FDD) is een business analyse techniek voor het decomponeren van een proces in hierarchische deelprocessen. Een FDD wordt vaak in een spreadsheet programma opgesteld.

mvp_fdd_1

Voor het opstellen van een lijst kan ook gebruik worden gemaakt van een outliner of mindmapping tool (bijv. Mindmanager, Freeplane of XMind) met de bovengenoemde zaken in de attributen of in de notes.

mvp_fdd_2

Affinity Diagram

Een affinity diagram is een methode om ideeën en gegevens te organiser. Het behoort tot de Seven Management & Planning Tools.

Hoewel mensen al eeuwenlang gegevens groeperen op basis van hun natuurlijke relatie, is de term Affinity Diagram pas halverwege de jaren ’60 ontwikkeld door Jiro Kawakita. De methode wordt vaak gebruikt in projecten om ideëen die in een brainstormsessies zijn verzameld te sorteren in groepen die gebaseerd zijn op hun natuurlijke relaties.

Werkwijze

  • Noteer alle ideeën en gedachtes op een kaartje of een Post-it, in een traditionele brainstorm-sessie. Goed alternatief is om alle deelnemers voor zichzelf kaartjes te laten maken. Hierdoor worden alle deelnemers betrokken in het proces
    Hang de kaartjes op en sorteer de kaartjes in gerelateerde groepen, totdat alle kaarten verdeeld zijn
    Nadat de sorting heeft plaatsgevonden, kunnen grotere groepen eventueel verder onderverdeeld worden in sub-groepjes
    De groepen worden voorzien van een kop
    Vervolgens kan de Affinity Diagram gebruikt worden om een Fishbone diagram op te stellen.

Het beste resultaat wordt bereikt als er een breed, multidisciplinair team wordt ingezet, waar ook de stakeholders in deelnemen.

 

mvp_affinity

Activity Analysis Worksheet

De Activity Analysis Worksheet is een tabel die meestal gebruikt worden om de relatie tussen stappen binnen één activiteit (steps in activity) te onderzoeken wie verantwoordelijk (responsibilities) is om die stap uit te voeren, welke. Daarnaast wordt bijgehouden welke beslissingen en bedrijfsregels gelden voor iedere stap in de activiteit en welke kansen er zijn op de stap te verbeteren.
Op deze manier wordt inzichtelijk wie verantwoordelijk is voor iedere processtap en kan gebruikt worden om potentiële verbeteringen aan het licht te brengen.

mvp_activity_analysis

SIPOC

De SIPOC is een methode voor procesbeschrijving uit de Six Sigma toolkit. Het is in essentie een high level proces map met daarin Supplier, Inputs, Processes, Outputs, Customer. Belangrijkste doel van de SIPOC is om het team duidelijk te maken wat de scope van het project, een probleem of een wijziging is.

Betekenis van de afkorting

De letters staan voor: Supplier, Input, Process, Output en Customer.

  • Supplier; Mensen of groepen van mensen die zorgen voor de levering van datgene waaraan op dat moment gewerkt wordt
  • Input; Formulier, materiaal of informatie die wordt aangeleverd; inclusief de requirements waaraan de input moet voldoen
  • Processen; Activiteiten die uitgevoerd moeten worden
  • Output; Product, dienst of informatie dat naar de klant gaat; inclusief de requirements waaraan de output moet voldoen. De outputs vormen datgene dat gemeten wordt en verbeteringen in de outputs dienen bereikt te worden door veranderingen in de inputs en/of het proces.
  • Customer; Eindgebruiker of een volgende stap in het proces

mvp_sipoc_1

Eenvoudig voorbeeld van een SIPOC

SupplierInputProcessOutputCustomer
Leveranciers die grondstoffen toeleveren.Rundvlees, broodjes, sauzen, augurkjes, zakjes, specerijen.Het verwerken van vlees, specerijen, broodjes, saus en zakjes in hamburgers.Hamburgersalle externe groepen of personen die hamburgers kopen.

Werkwijze

Het invullen van een SIPOC diagram lijkt makkelijker dan het is. Hier de stappen die gevolgd kunnen worden om te komen tot een SIPOC.

  • Zorg voor een plek waar de teamleden hun toevoegingen op het SIPOC schema kunnen plaatsen. Bijvoorbeeld door de letters S I P O C op een brown paper op een muur te plakken. De teamleden kunnen dan post-it notes gebruiken.
  • Begin met het in kaart brengen van de processtappen. Stel eerst vast wat de start van het proces is en wat het einde van het proces is.
  • Bepaal de output van het proces vast
  • Bepaal wie de klanten zijn die de output zullen ontvangen.
  • Bepaal welke input nodig is om het proces goed te laten verlopen.
  • Bepaal de suppliers van de input
  • Optioneel: stel een voorlopige lijst van klantwensen op. Deze wordt later – in de Measurement fase – verder gebruikt.
  • Bespreek en verifieer de uitkomsten met belanghebbenden